مکاتبات اداری
نامه اداری که نوشته میشود از حالتهای زیر خارج نیست:
- موضوع نامه شما برای اولین بار مطرح میشود، یعنی هیچ سابقه ای ندارد. مثل اینکه میخواهید نامه ای در مورد بروز یک مشکل جدید یا ارائه یک پیشنهاد و ... به مدیرتان بدهید.
مثال: با توجه به کاهش کیفیت آب آشامیدنی طی روزهای اخیر، پیشنهاد میشود نسبت به خرید یک دستگاه تصفیه آب اقدام کنیم
- موضوع نامه دارای سابقه قبلی است و الان میخواهیم آن نامه را پیگیری کنیم. در اینجا باید به نوعی به موضوع نامه قبلی اشاره کنیم که گیرنده نامه کاملا در جریان قرار گیرد. اگر بخواهیم متن نامه اولی را بطور کامل بنویسیم نیتجه این کار منجر، طولانی شدن متن نامه است که منطقی هم نیست. در این مواقع با درج شماره و تاریخ نامه قبلی، گیرنده نامه را در جریان کامل موضوع قرار میدهیم.
مثال: پیرو نامه شماره ... مورخ ... خواهشمند است نسبت به ....
- موضوع نامه در پاسخ به نامه ای است که به دست ما رسیده و موظف به پاسخگویی به آن هستیم.
مثال: درپاسخ به نامه شماره ... مورخ .../ بازگشت به نامه شماره ... مورخ .../ در جواب نامه شماره ... مورخ ...
- وقتی نامه ای (در قالب بخشنامه، اطلاعیه، دستورالعمل و ...) از مقام بالاتر صادر میشود و همه پرسنل در جریان آن قرار می گیرند و الان می خواهیم در همین ارتباط نامه ای برای یکی از مدیران میانی ارسال کنیم از واژه "عطف" ( به معنی مایل شدن به چیزی ) استفاده میکنیم.
مثال: عطف به دستورالعمل شماره ... مورخ ... آقای دکتر ... خواهشمند است ...
